Assistant Administrative - Mairie de la Loupe H/F - Communes

Au sein de la Ville de LA LOUPE, sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous constituez un maillon essentiel dans l'organisation, la coordination et la sécurisation des activités administratives de la collectivité. L'agent intervient en interface entre les élus, la direction en faisant preuve de confidentialité et de rigueur administrative.

Missions principales :
Assistance de direction :
- Assister le DGS dans l'organisation et le suivi de ses missions quotidiennes, en assurant un rôle d'interface avec les élus et les partenaires institutionnels
- Assurer le suivi administratif des dossiers transversaux ou stratégiques : collecte d'informations, mise en forme de notes, prises de contact
- Réaliser des recherches juridiques simples, administratives ou organisationnelles afin d'éclairer les prises de décision.
- Instruire et suivre des demandes de subvention pour la collectivité et les dossiers de subventions aux associations
- Agenda culturel : contribuer à l'élaboration de la saison culturelle : planification des manifestations et prestations artistiques et logistiques liées, suivi financier.

Secrétariat général :
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes et comptes-rendus de réunions
- Organiser et gérer les assemblées délibérantes de la commune : convocation, préparation matérielle et administrative des séance, présence possible exceptionnellement, rédaction des procès-verbaux, délibérations, opérations de contrôle de légalité et de publicité administrative (transmission dématérialisée, affichage, publication).
- Assurer le standard téléphonique pour les appels à destination du Maire, des adjoints et du DGS, en garantissant un filtrage adapté et une transmission fiable des messages.
- Gérer le courrier et agendas du Maire et du DGS : planification des rendez-vous, réunion
- Assurer le suivi de dossiers en lien direct avec le Maire, en garantissant confidentialité, fiabilité des informations et continuité administrative.

Missions complémentaires :
Organisation d'événements institutionnels :
- Piloter l'organisation des commémorations et de certaines célébrations municipales (notamment la cérémonie des voeux), en lien avec les autres services de la mairie
- Assurer la coordination administrative, logistique et protocolaire de ces événements.

Profils recherchés

Savoirs et savoirs-faire :
- Maîtrise des techniques de secrétariat de direction
- Capacités rédactionnelles confirmées (courriers administratifs, notes, comptes-rendus, actes).
- Connaissance des procédures administratives et du fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales.
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale.
- Capacité à organiser, prioriser et suivre des dossiers multiples dans le respect des délais.
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques (traitement de texte, tableur, messagerie..).
- Aptitude à travailler en transversalité avec les services et les élus, les associations et divers partenaires

Savoir être :
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Rigueur administrative et fiabilité dans le traitement des informations.
- Polyvalence et capacité d'adaptation à des missions variées.
- Réactivité, autonomie et capacité de priorisation.
- Qualités relationnelles, sens du service public et diplomatie.
- Capacité à travailler sous contrainte de délais et à gérer des situations sensibles.

Profil recherché :
- Profil expérimenté, disposant d'une expérience sur un poste similaire en collectivité territoriale

Poste à temps non complet (30 h), évolution possible vers un temps complet (35 h).

• Gestion de l'emploi du temps
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique